POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES URIBLOK

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: URIBLOK S.A.S. (nombre comercial: URIBLOK).

NIT: 901.011.602-1.

Domicilio: Avenida 37B #43A-40, Barrio La Independencia, Itagüí, Antioquia, Colombia.

Teléfono: (4) 557 9021 – Celular: 312 258 1001 / 313 749 1568.

Correo electrónico: uriblok@gmail.com / info@uriblok.com.

INTRODUCCIÓN

URIBLOK S.A.S. (URIBLOK), sociedad legalmente constituida e identificada con NIT 901.011.602-1, cuyo domicilio se encuentra en la Avenida 37B #43A-40, Barrio La Independencia, del municipio de Itagüí, Antioquia, con teléfono (4) 557 9021 / celular 312 258 1001 y correo electrónico de contacto uriblok@gmail.com; con fundamento en lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único 1074 de 2015 y demás normas que las desarrollen, complementen, modifiquen, sustituyan o adicionen, por medio del presente documento y en su calidad de responsable de la información, da a conocer la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales de URIBLOK S.A.S.

OBJETIVO

El presente documento tiene por objetivo establecer los principios, términos y condiciones para el tratamiento de datos personales, actividad que incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de la información que se suministra a URIBLOK S.A.S. en el desarrollo de su objeto social —la fabricación, diseño, venta, instalación y mantenimiento de bloqueras, mezcladoras de mortero, moldes y demás maquinaria y productos para la industria de la construcción—. Adicionalmente, la presente política establece los derechos de los titulares de la información, los procedimientos para hacerlos efectivos y los procedimientos internos de la empresa para garantizar su obligación de protección de los datos personales suministrados.

MARCO LEGAL

De conformidad con el Artículo 15 de la Constitución Política Colombiana, las personas tienen el derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, tanto de entidades públicas como privadas. En el 2008 se expidió la Ley 1266, ley especial y sectorial que regula el denominado «habeas data financiero», conforme al cual toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ella en bancos de datos, particularmente en relación con la información financiera y crediticia, comercial, de servicio y la proveniente de terceros países. Posteriormente se expidió la Ley Estatutaria 1581 de 2012, objeto de pronunciamiento previo por parte de la Corte Constitucional mediante Sentencia C-748 de 2011, que precisó su naturaleza y alcance, y que regula de manera general la protección de los datos personales. Teniendo en cuenta este marco normativo, la información financiera, crediticia o comercial que llegare a tratarse —por ejemplo, en procesos de financiación o venta a crédito de maquinaria— se regirá por lo dispuesto en la Ley 1266 de 2008 y las normas que la complementan, desarrollan, modifican y/o sustituyen. La demás información no comprendida dentro del alcance de la Ley 1266 de 2008 será tratada conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único 1074 de 2015 y las normas que la complementan, desarrollan, modifican y/o sustituyen.

ALCANCE

La presente política aplicará para todos los titulares de la información que suministren y autoricen el tratamiento de sus datos a URIBLOK S.A.S., bien sea de manera expresa o mediante actuaciones inequívocas, y para todas las bases de datos y archivos que contengan información personal objeto de tratamiento por parte de URIBLOK, ya sea en calidad de responsable o encargado, dentro del territorio nacional o cuando le sea aplicable la legislación colombiana por virtud de tratados internacionales.

PRINCIPIOS

En todo tratamiento de datos personales realizado por URIBLOK, las personas que este delegue, los encargados y/o terceros a quienes se transfieran datos personales deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la ley y en esta política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los titulares y dar cumplimiento a las obligaciones legales. Los principios que se deben tener en cuenta a la hora de realizar un tratamiento son:

Legalidad en materia de tratamiento de datos: URIBLOK se sujetará a lo establecido en la ley y en las disposiciones que la regulan.
Finalidad: toda actividad de tratamiento de datos personales que se realice obedecerá a las finalidades mencionadas en esta política o en la autorización otorgada por el titular, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de tratamiento. La finalidad debe ser informada al titular al momento de obtener su autorización. Los datos personales no podrán ser tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los titulares.
Libertad: el tratamiento de los datos personales se realiza previa autorización expresa e informada del titular, o teniendo en cuenta las causales que relevan el consentimiento consagradas en la ley.
Veracidad o calidad del dato: el dato personal sometido a tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. URIBLOK no hace tratamiento de datos personales que se encuentren de manera parcial o fraccionada cuando ello pueda inducir a error y perjudicar al titular; en tales casos solicitará al titular la corrección y actualización necesaria y, de no ser posible, se abstendrá de tratar dichos datos.
Transparencia: previa solicitud del titular, se dará solución a la petición que este eleve sobre la información que repose en la base de datos, a través del área encargada dentro de la empresa.
Acceso y circulación restringida: los datos personales solo pueden ser tratados por el personal que cuente con autorización para ello, o por quienes dentro de sus funciones tengan a cargo dichas actividades y hayan sido autorizados.
Temporalidad: por regla general no se usará la información del titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad informada al titular. Parágrafo: en los casos en que exista legislación especial sobre el tema, se conservará la información por el término que dicha ley especial indique.
Acceso restringido: salvo por los datos expresamente autorizados, no se harán disponibles datos personales para su acceso a través de internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar y restringir el acceso solo a personas autorizadas.
Seguridad: URIBLOK dispondrá las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para mantener la confidencialidad del dato y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Todo nuevo proyecto que implique tratamiento de datos personales deberá consultar esta política para asegurar su cumplimiento.
Confidencialidad y tratamiento posterior: todo dato personal que no sea público debe tratarse como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el titular y URIBLOK haya terminado; dichos datos continuarán tratándose conforme a esta política y a la ley.
Individualidad: URIBLOK mantendrá de manera separada las bases de datos en las que tiene la calidad de encargado, de aquellas en las que actúa en calidad de responsable, dando aplicación armónica a los principios anteriores según la naturaleza de los datos.

DEFINICIONES PRINCIPALES

Para la presente política se tendrán en cuenta los parámetros y definiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único 1074 de 2015, así:

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa de la existencia de las políticas de tratamiento aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del tratamiento.
Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible, tales como los relativos al estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o servidor público.
Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, y los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Transferencia: tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: tratamiento de datos personales que implica su comunicación dentro o fuera del territorio colombiano, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

El tratamiento de la información incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transferencia y supresión de los datos personales que se suministren a URIBLOK, de conformidad con lo previsto en la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único 1074 de 2015 y las demás normas que las modifiquen, sustituyan, desarrollen y/o complementen. Para el tratamiento de la información, URIBLOK podrá:

Administrar la información recolectada en una o varias bases de datos según la forma y organización que estime conveniente.
Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares con cualquier información que se disponga legítimamente.
Cuando sea pertinente para procesos de financiación o venta a crédito de maquinaria, consultar y evaluar la información de los titulares que se encuentre almacenada en bases de datos de centrales de riesgo crediticia, financiera o de antecedentes legítimamente constituidas.
Realizar las actividades correspondientes a las finalidades señaladas en esta política y todas aquellas conexas a las mismas.
Compartir los estudios que realice sobre la base de la información recolectada con sus aliados de negocios y con quienes establezca relación comercial y/o jurídica para el desarrollo de su objeto social.

URIBLOK tiene un compromiso con el adecuado manejo de la información que le suministran sus clientes, proveedores, contratistas y demás personas que tienen relación con ella, por lo que velará por la conservación de la confidencialidad de la información de carácter reservado. Para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales y de los niveles de servicio ofrecidos, URIBLOK podrá requerir transmitir datos personales a un operador de servicios (propio o externo) para cumplir las finalidades por las cuales fueron solicitados, el cual contará con su respectivo proceso de protección de datos personales. La transferencia de información se realiza con base en acuerdos de confidencialidad a través de los cuales se protege la reserva de la información y el cumplimiento de la presente política y de las respectivas políticas de tratamiento de datos de cada una de las entidades que participen en el proceso. De forma previa al tratamiento de los datos personales, URIBLOK solicitará a los titulares la autorización correspondiente, utilizando el modelo de autorización o las herramientas diseñadas para el efecto. URIBLOK está obligado a suministrar datos personales de los titulares a entidades judiciales o administrativas y de control, previo requerimiento por parte de ellas; asimismo, los datos personales podrán ser conocidos en procesos de auditoría externa y por revisores fiscales, quienes tienen la obligación legal de mantener su confidencialidad. La información recolectada se conserva por el tiempo requerido para cumplir la finalidad por la cual fue solicitada o por el tiempo que la normatividad especial aplicable lo indique.

RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

URIBLOK recolecta los datos personales de los titulares de la información que son requeridos para el desarrollo de su objeto social y les da el tratamiento necesario para cumplir las finalidades señaladas en esta política. Para la recolección de los datos personales, URIBLOK solicitará la autorización de los titulares de conformidad con el modelo de autorización. Al momento de solicitar dicha autorización, se informará al titular de manera clara y expresa:

El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de este.
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre datos de niñas, niños y adolescentes.
Los derechos que le asisten como titular.
La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

URIBLOK conservará prueba de la autorización y de la información suministrada para su obtención, y entregará copia de la autorización al titular cuando la solicite. Con el fin de mantener actualizada la información que reposa en sus bases de datos, URIBLOK podrá consultar, complementar y/o actualizar los datos personales a través de bases de datos manejadas por diferentes operadores, con el debido cumplimiento de la normatividad aplicable.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales de los titulares serán recolectados, almacenados, procesados, usados, circulados, transferidos, transmitidos, compartidos y/o suprimidos, de conformidad con el vínculo que se haya establecido, para las siguientes finalidades:

Gestionar la venta, diseño, fabricación, instalación y mantenimiento de bloqueras, mezcladoras de mortero, moldes y demás maquinaria y productos ofrecidos por URIBLOK.
Procesar pedidos, cotizaciones y compras realizadas a través de la tienda virtual y demás canales de contacto (sitio web, WhatsApp, correo electrónico y teléfono).
Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones con los titulares de la información, tanto clientes como proveedores y contratistas.
Expedir las facturas o documentos equivalentes y realizar los cobros correspondientes.
Tramitar los pagos realizados a través de la pasarela de pagos electrónicos contratada por URIBLOK.
Cumplir con los procesos internos de la empresa en materia de administración de clientes, proveedores y contratistas.
Cumplir los contratos celebrados con clientes y proveedores.
Adelantar procesos de archivo, actualización de sistemas, y protección y custodia de la información y bases de datos del sitio web.
Adelantar procesos internos con fines de desarrollo, operativos y/o de administración de sistemas.
Transmitir datos a terceros con los que se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo la expedición de certificados de garantía, manuales y documentación técnica de los productos adquiridos.
Mantener y procesar por computador u otros medios cualquier tipo de información relacionada con el registro en las bases de datos.
Enviar información sobre productos, servicios, promociones, novedades y contenido relacionado con la actividad comercial de URIBLOK, incluyendo su envío a clientes potenciales.
Realizar estudios sobre hábitos de consumo de clientes actuales y potenciales, para ofrecer información personalizada sobre productos actuales y futuros.
Evaluar la calidad del servicio, atender solicitudes postventa y realizar estudios de mercado.
Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes (PQRS).
Las demás finalidades que se comuniquen a los titulares en el momento de la recolección de los datos personales, con el fin de dar cumplimiento a obligaciones legales y regulatorias, así como a las políticas de la empresa.

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

URIBLOK podrá transferir o transmitir los datos personales a terceros, ya sean responsables o encargados —tales como pasarelas de pago, operadores logísticos, proveedores de la tienda virtual, contadores o entidades bancarias—, ubicados dentro o fuera del país, siempre que cuente con la autorización del titular o la ley lo permita, y se garantice un nivel de protección adecuado según los estándares exigidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

URIBLOK no realizará tratamiento sobre datos de niños, niñas y adolescentes. En el caso extremo en que dicha información pudiera ingresar a sus bases de datos, la empresa procederá con atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único 1074 de 2015.

DATOS SENSIBLES

URIBLOK no realizará tratamiento de datos sensibles. En el caso extremo en que dicha información pudiera ingresar a sus bases de datos, se informará al titular que las respuestas a las preguntas sobre datos personales sensibles son facultativas, por lo que el titular siempre estará en la posibilidad de brindar o no dicha información; en estos casos, la empresa procederá con atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único 1074 de 2015.

ÁREA RESPONSABLE (OFICIAL DE PRIVACIDAD)

URIBLOK designará a su Gerencia General, o a quien esta delegue, como responsable de la recepción y atención de las peticiones, quejas, reclamos y consultas que los titulares de la información tengan sobre el tratamiento de sus datos. Entre sus funciones se encuentran, sin ser una lista taxativa:

Recibir las solicitudes de los titulares de datos personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la ley o en esta política (actualización, conocimiento o supresión de datos, información sobre el uso dado a los datos, prueba de la autorización otorgada, entre otras).
Dar respuesta a los titulares sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la ley.
Servir de vínculo entre URIBLOK y las organizaciones reguladoras en materia de privacidad, confidencialidad y seguridad de la información, en particular la Superintendencia de Industria y Comercio.
Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las políticas de privacidad, confidencialidad y seguridad.
Cumplir con las obligaciones legales dictadas en las normas sobre tratamiento de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
Orientar al personal de la empresa en materia de tratamiento de la información y privacidad de esta.
Controlar y verificar el acceso a los datos personales manejados por URIBLOK.

DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a URIBLOK. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a URIBLOK, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con la ley aplicable.
Ser informado por URIBLOK, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas por infracción a la normatividad aplicable.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, sin perjuicio de los deberes legales o contractuales que impongan al titular permanecer en la base de datos.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta política que motiven nuevas consultas.
Los demás previstos en la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y las normas que las modifiquen, sustituyan, desarrollen y/o complementen.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

Canales: para el ejercicio de los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, así como para revocar la autorización, los titulares podrán dirigir su solicitud por escrito al correo electrónico uriblok@gmail.com (o info@uriblok.com), o a la dirección Avenida 37B #43A-40, Barrio La Independencia, Itagüí, Antioquia. La petición deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud, la dirección y los documentos de soporte correspondientes.

Personas autorizadas: los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas, acreditando la calidad correspondiente:

Por el titular, quien deberá presentar su documento de identidad.
Por sus causahabientes, quienes deberán presentar el documento de identidad, el registro civil de defunción del titular, el documento que acredite la calidad en que actúan y el número de identidad del titular.
Por el representante y/o apoderado del titular, quien deberá presentar documento de identidad válido, el documento que acredite la calidad en la que actúa (poder) y el número de identidad del titular.
Los solicitantes deberán anexar los documentos que acrediten su condición para actuar frente a URIBLOK.

TRÁMITE DE CONSULTAS

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atenderlas dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

TRÁMITE DE PETICIONES O RECLAMOS

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos que administra URIBLOK debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley aplicable, podrán presentar una petición o reclamo, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a URIBLOK, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo o petición será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

El titular, causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar el trámite de consulta o reclamo ante URIBLOK, antes de dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

URIBLOK cuenta con procedimientos y herramientas que permiten una administración segura de la información recolectada y el funcionamiento de controles para verificar el cumplimiento de esta política. Igualmente, cuenta con planes de contingencia orientados a mantener la continuidad de la operación y a administrar situaciones que puedan poner en riesgo la información recolectada. URIBLOK cuenta con la seguridad razonable para impedir el acceso no autorizado a sus sistemas de información, de tal suerte que, sin el debido permiso, terceros no podrán acceder a la información suministrada, recolectada y almacenada por la empresa. Únicamente las personas autorizadas pueden acceder a la información de conformidad con lo previsto en esta política.

Las bases de datos que administra URIBLOK están almacenadas de forma que solo tienen acceso el personal autorizado y los terceros que cuenten con sus propias políticas de tratamiento y protección de datos. La información puede ser consultada únicamente por quienes tienen credenciales de acceso asignadas, entregadas exclusivamente a los autorizados de las áreas responsables. No obstante, URIBLOK no será responsable por ataques informáticos y, en general, por cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales, por su parte o por los terceros con los que tenga la relación contractual respectiva.

Entre las medidas de seguridad implementadas por URIBLOK para los datos que trata se encuentran:

Medidas que eviten el acceso indebido o la recuperación de los datos que han sido descartados, borrados o destruidos.
Acceso restringido al lugar donde se almacenan los datos de manera física o a los servidores donde se almacenan de manera digital.
Autorización del responsable de administrar las bases de datos para la salida de documentos o soportes por medio físico o electrónico.
Sistema de etiquetado o identificación del tipo de información.
Inventario de soportes.
Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de sus funciones.
Lista actualizada de usuarios y accesos autorizados.
Mecanismos para evitar el acceso a datos con derechos distintos de los autorizados.
Concesión, alteración o anulación de permisos por el personal autorizado.
Registro de incidencias que indique el tipo de incidencia, momento en que se produjo, emisor y receptor de la notificación, efectos y medidas correctoras.
Procedimiento de notificación y gestión de incidencias.
Definición de las funciones y obligaciones de los usuarios con acceso a los datos.
Definición de las funciones de control y autorizaciones delegadas por el responsable del tratamiento.
Divulgación entre el personal de las normas y de las consecuencias del incumplimiento de estas.
Archivo de documentación siguiendo procedimientos que garanticen su correcta conservación, localización y consulta, y permitan el ejercicio de los derechos de los titulares.
Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que impidan el acceso a personas no autorizadas.
Deber de diligencia y custodia de la persona a cargo de documentos durante su revisión o tramitación.
Identificación personalizada de usuarios para acceder a los sistemas de información y verificación de su autorización.
Mecanismos de identificación y autenticación, como contraseñas con parámetros mínimos de asignación y caducidad periódica.
Acceso a datos mediante redes seguras.
Auditoría ordinaria, interna o externa, periódica, frente al cumplimiento de las obligaciones de protección de datos personales.
Auditoría extraordinaria por modificaciones sustanciales en los sistemas de información.
Informe de detección de deficiencias y propuesta de correcciones.
Análisis y conclusiones del responsable de seguridad y del responsable del tratamiento.
Designación de uno o varios administradores de las bases de datos.
Designación de uno o varios encargados del control y coordinación de las medidas de esta política.
Prohibición de delegación de la responsabilidad del responsable del tratamiento a los administradores de las bases de datos.
Controles periódicos de cumplimiento.
Acceso solo del personal autorizado.
Registro de accesos de usuarios no autorizados.
Destrucción que impida el acceso o recuperación de los datos.
Archivadores, armarios u otros ubicados en áreas de acceso protegidas con llaves u otras medidas.
Medidas que impidan el acceso o manipulación de documentos almacenados en forma física.
Mecanismos de cifrado de datos para la transmisión y almacenamiento.
Registro de accesos donde se indique la hora, la base de datos a la que se accede, el tipo de acceso y la información consultada.
Control del registro de accesos por el responsable de seguridad.
Acceso y transmisión de datos mediante redes electrónicas seguras.

PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN, GESTIÓN Y RESPUESTA ANTE INCIDENTES

URIBLOK cuenta con un procedimiento para la notificación, gestión y respuesta de incidentes, buscando garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información contenida en las bases de datos bajo su responsabilidad. Los pasos a seguir son:

Al tener conocimiento de una incidencia (pérdida, hurto y/o acceso no autorizado que afecte o pueda afectar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información protegida), se comunicará de manera inmediata al área encargada de protección de datos personales, describiendo el tipo de incidencia, las personas que hayan podido tener relación con ella, la fecha y hora en que se produjo, quién la notifica, a quién se comunica y los efectos que ha generado.
Una vez comunicada la incidencia, se solicitará al área encargada que expida constancia de que fue reportada con todos los requisitos indicados.
El área encargada creará un registro de incidencias con el tipo de incidencia, fecha y hora, persona que la notifica y que la comunica, efectos generados y medidas correctoras a aplicar según el caso.
Cuando se permita, se implementará el procedimiento para la recuperación de los datos, dejando constancia de quién ejecuta el proceso y los datos restaurados.
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, URIBLOK informará a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la detección de la incidencia, a través del Registro Nacional de Bases de Datos y siguiendo los lineamientos de la SIC.
URIBLOK comunicará a los titulares de la información que puedan haberse visto afectados por la incidencia, para que puedan tomar las medidas de protección pertinentes.
Luego del respectivo estudio de la incidencia, URIBLOK implementará las correcciones acordes a la situación presentada.

VIGENCIA Y MODIFICACIONES

La presente versión de la Política de Tratamiento de Datos Personales se publicará en el sitio web de URIBLOK (https://uriblok.com) y, cuando se estime pertinente, en su sede física, con el fin de darla a conocer al público y a quienes tengan alguna responsabilidad en el tratamiento de datos personales. URIBLOK se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento; cualquier cambio sustancial será informado y publicado oportunamente a través de sus canales oficiales antes de su implementación. Esta es la primera versión, la cual empieza a regir a partir del 22 de julio de 2026, hasta por 10 años.

DECLARACIÓN FINAL

Al proporcionar sus datos personales a URIBLOK, el titular manifiesta que comprende y acepta los términos expuestos en la presente política, otorgando su consentimiento libre, expreso e informado para el tratamiento de su información conforme a las finalidades aquí descritas.

Política de Tratamiento de Datos